Politique de vie privée

Votre vie privée et vos droits sur vos données à caractère personnel sont très importants pour nous. LEROY & Partners a la volonté d'agir en toute transparence, et dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Le document ci-après a pour objectif de décrire la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel dans l'exercice de nos missions.

Nous vous encourageons à en prendre connaissance.

Notre Politique Vie Privée a été mise à jour le 01/07/2023 afin d'en améliorer la lisibilité et d'en faciliter la compréhension.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES LEROY & PARTNERS

1. Pourquoi mettre en place une politique de vie privée ?

La présente politique de vie privée est établie par la SCRL LEROY & PARTNERS, Étude d'huissiers, dont le siège social est sis Avenue de la Couronne 358 à 1050 Bruxelles, immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le N°451.828.968.

LEROY & PARTNERS (ci-après « nous », « notre/nos », « LEROY & PARTNERS ») est une étude d'huissiers fondée en 1957, qui traite des missions qui lui sont dévolues par le Code judiciaire (articles 519 et suivants), en ce compris les missions de recouvrement amiable, c'est-à-dire le recouvrement de créances en dehors de toute décision de justice.

Cette politique s'inscrit dans notre souhait d'agir en toute transparence, dans le respect de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel et du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « RGPD »).

Cette politique a pour objectif de vous expliquer comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. Il est important que vous compreniez que la protection des données et le respect de votre vie privée sont des valeurs essentielles pour nous, que nous nous engageons à traiter et à protéger les données à caractère personnel de tous.

Nous entendons par « donnée à caractère personnel » toutes les données à caractère personnel vous concernant, c'est-à-dire toute information qui permet de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment les dispositions de la présente politique. Nous publierons les modifications directement sur notre site web (http://www.assocleroy.be).

2. Qui est concerné par le traitement des données à caractère personnel ?

Les personnes concernées par les traitements (ci-après, « vous ») sont toutes les personnes dont nous traitons les données à caractère personnel. Dans le cadre de ces traitements de données, LEROY & PARTNERS aura toujours la qualité de « responsable de traitement », au sens de l'article 4.7 du RGPD.

Tant dans le cadre de nos activités d'officier ministériel que dans le cadre de nos activités de recouvrement amiable, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel de plusieurs types de personnes : créanciers, fournisseurs, clients, débiteurs, prospects, personnel, candidat à un poste au sein de l'étude, tiers (avocats, témoins, coursiers,...).

3. Traitements de vos données à caractère personnel

3.1. Qu'est-ce qu'un traitement ?

Un traitement est « toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel. »

Ces traitements couvrent les actions suivantes : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

3.2. Quelles catégories de données à caractère personnel traitons-nous ?

Nos activités nous amènent à disposer de quantités de données à caractère personnel. Nous avons repris ci-après l'ensemble des données que nous sommes susceptibles de traiter.

a) Ensemble des données à caractère personnel traitées

Dans le cadre des finalités détaillées ci-après, nous ne traitons les données suivantes que lorsqu'elles sont pertinentes et strictement nécessaires aux traitements :

b) Catégories de données particulières au sens du RGPD

Il existe des données dites « particulières », au sens du RGPD, susceptibles d'être traitées par LEROY&PARTNERS dans le cadre de ses activités.

Ces données sont les suivantes :

• Les données médicales vous concernant ;
• Votre affiliation à un syndicat ;
• Vos données judiciaires, en ce compris des suspicions, mises en accusation, des condamnations et des peines ;
• Vos convictions (au niveau politique, religieux ou philosophique).

Concernant ces données « particulières », le principe est l'interdiction de traitement.

Cependant, il existe plusieurs cas de figure dans lesquels nous pouvons traiter ces données particulières, à titre d'exception :

• Lorsque le traitement porte sur des données que vous avez manifestement rendues publique ;
• Lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.

Ainsi, vos données particulières peuvent être traitées dans le cadre de dossiers de récupération de créances liées à des frais médicaux.

c) Données à caractère non personnel

Il se peut que nous traitions des « données à caractère non personnel », c'est-à-dire ne permettant pas de vous identifier directement ou indirectement. Dans ce cas, ces données peuvent être traitées à quelque fin que ce soit.

3.3. Comment collectons-nous ces données personnelles ?

Nous collectons vos données personnelles à travers plusieurs méthodes :

• Dans le cadre du recrutement : via les réseaux, Actiris, les plateformes et agences de recrutement, etc.
• Dans le cadre de la gestion d'un dossier de recouvrement amiable : lorsque vous êtes, soit en qualité de créancier, soit en qualité de débiteur, lié à un dossier de recouvrement de créance, vos données peuvent être communiquées.
• Dans le cadre de nos missions d'officier ministériel : nous avons accès à vos données, transmises par des tiers. Nous avons également accès à plusieurs services nous permettant de collecter vos données (décisions de justice, consultation RN, DIV, FCA, Company Web, Banque Carrefour des Entreprises, registres publics, etc.)
• Dans le cadre de nos services en ligne : lorsque vous surfez sur notre site ou lorsque vous vous connectez à votre espace client, nous collectons automatiquement certaines données.

3.4. Pour quelles finalités et selon quelles bases légales traitons-nous vos données personnelles ?

Le RGPD autorise le traitement des données à caractère personnel à condition qu'il soit fondé sur une des bases légales qu'il consacre en son article 6.

Dans le cadre de nos activités, cinq bases légales peuvent justifier les traitements que nous réalisons sur vos données à caractère personnel.

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

Dans tous les cas, ces intérêts légitimes sont proportionnés par rapport au respect de vos droits et libertés.

Dans l'hypothèse où nous serions amenés à effectuer des traitements pour des finalités qui ne sont pas encore prévues dans cette politique, nous pouvons utiliser vos données personnelles dès lors que ces finalités sont compatibles avec les finalités pour lesquelles nous avons collecté initialement ces données.

Dans ce cas, nous tenons notamment compte de tout lien entre les finalités initiales, les finalités ultérieures et le contexte (notre relation, la nature des données ainsi que les conséquences pour vous) dans lequel les données ont été récoltées.

3.5. Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?

De manière générale, vos données personnelles sont conservées uniquement pendant le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous les détenons. Nous faisons en sorte que ces durées de conservation soient pertinentes et qu'elles respectent les délais légaux.

En ce qui concerne les durées de conservations spécifiques, nous avons défini les durées suivantes :

• En sa qualité d'huissier, LEROY & PARTNERS est soumis à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces. Cette loi prévoit un délai de conservation des données de 10 ans, à compter de l'exécution de l'opération. Ce délai de 10 ans peut être augmenté de 2 ans supplémentaires, afin d'assurer que les dossiers dont la date de début n'est pas certaine ne soient supprimés.
• Le délai de conservation des données est de 7 ans en ce qui concerne les documents comptables liés aux contrats de freelance qui ne sont pas susceptibles de faire l'objet d'une contestation dans le cadre du contrat (p. ex. des documents uniquement en rapport avec les obligations TVA de l'Étude).
• Le délai de conservation des données est de 6 ans en ce qui concerne les contrats de travail, à compter de la cessation dudit contrat : 1 an afin de respecter la prescription légale (art. 15 loi 1978) et 5 ans supplémentaires permettant d'assurer la bonne gestion administrative de chaque personne.
• Le délai de conservation des données est de 3 ans à compter du dernier contact avec le client, pour les données collectées dans un intérêt de prospection commerciale.
• Le délai de conservation des données est de 1 mois en ce qui concerne les images des caméras de surveillance.
• Le délai de conservation des données est de 1 semaine en ce qui concerne les pages du registre de l'accueil.

En ce qui concerne les délais de conservation relatives au recrutement :

• La règle en la matière est de ne pas conserver les données à caractère personnel des candidats non retenus pour une position spécifique ou pour une position future. Cependant, certaines informations sont gardées sur les candidats qui ne sont pas retenus afin de s'assurer qu'ils ne seront pas engagés ultérieurement. Ces données sont réduites au strict minimum. Ces données peuvent évidemment être réévaluées et ne concernent que les postes de direction.
• Toutefois, après information de la personne, et sauf opposition de sa part, le délai de conservation est de 2 ans si le CV peut convenir à d'autres postes.

En cas de litige ou de contentieux (encadré ou non par un contrat), la durée de conservation des données est prorogée pour une durée de 10 ans à compter de la fin du litige.

À l'issue des durées de conservation mentionnées ci-dessus, les données personnelles seront supprimées ou nous procéderons à leur anonymisation afin de les rendre indisponibles et inaccessibles.

3.6. À qui vos données sont-elles transmises ?

Dans le cadre de nos activités, il peut nous arriver de partager vos données. En toutes circonstances, nous assurons un niveau élevé de protection de vos données.

a) Destinataires internes au responsable de traitement

Nous donnons accès à vos données à caractère personnel uniquement aux personnes internes dont la fonction le nécessite. Nous contrôlons régulièrement ces accès et sécurisons les informations communiquées, dans la mesure du possible.

Peuvent avoir accès à vos données à caractère personnel, dans la limite de leurs attributions respectives :

• La direction de LEROY&PARTNERS ;
• Les administrateurs de LEROY&PARTNERS ;
• Le département RH de LEROY&PARTNERS ;
• Toute personne (indépendante ou employée) travaillant au service de l'Étude (service administratif, huissiers, etc.).

b) Destinataires externes

Sous-traitants

Conformément à l'article 28 du RGPD, l'accès de nos sous-traitants à vos données se fait sur la base de contrats signés faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

Dans le cadre de nos activités, il peut nous arriver de partager vos données avec :

• Actiris ;
• Des sociétés/plateformes de recrutement ;
• Mpleo (logiciel RH) ;
• Les banques ;
• Bepost ;
• VocalCom ;
• MACA Express ;
• Isabel ;
• Des experts-comptables ;
• ProFin ;
• Des opérateurs téléphoniques ;
• Des coursiers ;
• La Chambre Nationale des Huissiers ;
• Lexicon ;
• Les Greffes ;
• MailChimp.

Tiers

Peuvent, dans la limite de leurs attributions, avoir accès aux données à caractère personnel :

• Toute personne au service de LEROY&PARTNERS, dans le cadre de ses missions de service public (chauffeurs, serruriers, témoins, etc.) ;
• Différents acteurs de la justice et autorités publiques, tels que les cours et tribunaux, autorités administratives, mandataires de justice ;
• Tout autre service ou organisme autorisé.

3.7. Vos données sont-elles transmises en dehors de l'espace économique européen (« EEE ») ?

Sauf exception, nous ne transférons pas vos données en dehors de l'Espace Économique Européen, les huissiers de justice ayant une compétence territoriale strictement définie.

Toutefois, si certains traitements devaient impliquer des transferts en dehors de l'EEE, nous nous assurerons que ces transferts bénéficient d'un niveau de protection adéquat.

4. Quelles sont les mesures de sécurité mises en place autour de vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adéquat quant au traitement de vos données à caractère personnel, notamment, contre la perte, le vol, l'usage abusif ou l'altération des informations reçues, la divulgation ou l'utilisation non autorisée. Ce niveau de sécurité est établi sur base des risques présentés par le traitement et la nature des données à protéger.

Dans l'éventualité improbable et malheureuse où vos données à caractère personnel que nous contrôlons devaient être compromises en raison d'une violation de la sécurité de l'information, nous nous engageons à agir rapidement afin d'identifier la cause de cette violation et à prendre les mesures de remédiation adéquates.

Si nécessaire, conformément à la loi en vigueur, nous vous informerons de cet incident.

5. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Vos droits au regard du RGPD vous permettent de garder la maîtrise de ce que nous faisons de vos données à caractère personnel.

6. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Nous avons la possibilité de refuser votre demande d'exercice de droit si :

• Nous ne sommes pas en mesure d'identifier la personne qui en fait la demande ;
• Les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif ou la difficulté technique à structurer les données.

7. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Si vous avez une suggestion ou une question quant à la manière dont nous traitons vos données ou à l'égard de notre politique, n'hésitez pas à prendre contact avec nous :

8. Vous souhaitez introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle ?

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, il est conseillé de nous contacter directement.

Néanmoins, vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, nous vous invitons à consulter les informations disponibles sur le site de l'Autorité de protection des données :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

En outre, vous avez toujours la possibilité de porter plainte devant le Tribunal de première instance de Bruxelles.

9. Quel est le droit applicable et les juridictions compétentes ?

La présente politique est régie par le droit belge.

Tout litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution de la présente politique sera soumis au droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux francophones de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles.