Politique de confidentialité - Recrutement
Vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre du recrutement.
LEROY & PARTNERS
Dernière mise à jour : Novembre 2025
1. Qui est responsable de vos données à caractère personnel ?
La SCRL LEROY & PARTNERS (ci-après, « LEROY & PARTNERS », « nous » ou « le Responsable du traitement »), ayant son siège social au 358 Avenue de la Couronne à 1050 Bruxelles et immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 451.828.968, doit être entendue, au sens du Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, « RGPD »), comme responsable du traitement en ce qu'elle traite les données à caractère personnel des candidats postulant à un emploi vacant ou spontanément pour un emploi au sein de LEROY & PARTNERS (ci-après, « vous » ou « les personnes concernées »).
La présente Politique a pour objectif de vous informer, de la manière la plus transparente possible, sur la manière dont LEROY & PARTNERS traite, collecte et conserve vos données à caractère personnel.
La présente Politique est purement informative et n'impacte nullement les dispositions reprises dans votre contrat, dans la Politique de Confidentialité des Travailleurs ou dans le Règlement de travail auquel vous pourrez être soumis dans l'hypothèse où vous êtes effectivement engagé.
2. Notions essentielles
Au sens de la présente Politique, il faut entendre par :
« Données à caractère personnel »
toute information qui permet de vous identifier, en tant que personne physique, directement ou indirectement.
Par exemple : le nom, le numéro de registre national, l'adresse, la composition de ménage, des évaluations, des certificats médicaux, l'appartenance à un syndicat.
« Traitement des données à caractère personnel »
toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel.
Par exemple : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
« Responsable de traitement »
la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
En l'espèce, LEROY & PARTNERS.
« Sous-traitant »
la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
« Tiers »
toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.
« Destinataire »
la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d'une mission d'enquête particulière conformément au droit de l'Union ou au droit d'un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires ; le traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement.
3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Et par quel(s) moyen(s) y avons-nous accès ?
3.1. Catégories de données traitées
Pour la réalisation des finalités de traitement listées ci-après, LEROY & PARTNERS est amenée à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :
- Données d'identification personnelle (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de registre national, adresse postale, genre) ;
- Données liées à la carte d'identité (copie recto/verso de la carte d'identité) ;
- Données d'identification électronique (numéro de téléphone et adresse électronique) ;
- Données d'identification financière (numéro de compte bancaire) ;
- Données d'une personne à contacter en cas d'urgence (nom, prénom, lien de filiation et numéro de téléphone) ;
- État civil (célibataire, cohabitant(e) de fait, etc., éventuellement le nom, prénom et la date de naissance du cohabitant ainsi que la date de mariage si applicable) ;
- Données sur la situation familiale (nombre d'enfants – handicapés ou non –, personnes à charge – handicapées ou non –, indication d'un conjoint avec revenus ou non, prénom et date de naissance du/des enfant(s)) ;
- Données sur le niveau d'étude (identification du diplôme le plus élevé, date d'obtention et copie du diplôme) ;
- Données professionnelles (premier emploi ou non, attestations de travail et de vacances relative(s) à l'année civile en cours et à l'année civile précédente, période d'occupation au sein du précédent emploi si applicable, nom et adresse de l'ancien employeur si applicable) ;
- Données sur les déplacements de la personne concernée (adresse si différente de celle du domicile légal) ;
- Enregistrement vocal à travers le logiciel AssessFirst ;
- CV et lettre de motivation ;
- Positionnement salarial (passé ou souhaité) ;
- Informations reprises sur vos profils de réseaux sociaux ;
- Toute information communiquée par le candidat lors du processus de recrutement.
3.2. Catégories particulières de données à caractère personnel
Par principe, LEROY & PARTNERS ne traite pas de catégories particulières de données à caractère personnel révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données génétiques, vos données biométriques, vos données de santé ou les données concernant votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle, sans votre consentement explicite.
La seule hypothèse où LEROY & PARTNERS peut être amené à traiter vos données particulières est si vous les communiquez volontairement lors des entretiens ou des contacts avec le service des Ressources Humaines de LEROY & PARTNERS.
3.3. Données à caractère non personnel
Il est possible que nous soyons également amenés à récolter des données à caractère non personnel.
Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas d'identifier directement ou indirectement une personne en particulier. Elles pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit.
En revanche, dans l'hypothèse où des données à caractère non personnel seraient combinées à des données à caractère personnel, de sorte qu'une identification des personnes concernées serait possible, ces données seront traitées comme des données à caractère personnel jusqu'à ce que leur rapprochement avec une personne particulière soit rendu impossible.
3.4. Utilisation de l'IA
Nous sommes susceptibles d'utiliser des outils d'intelligence artificielle (IA) afin d'assister certaines opérations de recrutement, notamment l'outil VOICE développé par AssessFirst.
Ces outils sont utilisés de manière limitée et contrôlée.
Nous n'utilisons pas l'IA pour prendre des décisions produisant des effets juridiques ou ayant un impact significatif sur les personnes, et nous n'introduisons pas de données à caractère personnel dans des systèmes d'IA générative sans appliquer les mesures de protection appropriées. Tous les processus impliquant l'IA font l'objet d'une supervision humaine.
Pour toute question relative à notre utilisation des outils d'IA ou à vos droits dans ce contexte, vous pouvez nous contacter via l'adresse électronique dpo@leroy-partners.be
3.5. Méthodes de collecte
Directe.
La plupart des données à caractère personnel vous concernant sont collectées directement auprès de vous par le service des Ressources Humaines de LEROY & PARTNERS, notamment à travers le formulaire de candidature, les échanges d'e-mails ou autres formes de contact que vous pourriez avoir avec le service des Ressources Humaines pendant toute la période de recrutement, en ce compris via la fiche signalétique communiquée par LEROY & PARTNERS.
Indirecte.
Il est également possible que certaines de vos données à caractère personnel nous soient communiquées indirectement, par exemple lorsque quelqu'un au sein de LEROY & PARTNERS nous a expressément recommandé votre profil pour la prise d'un poste en particulier, parce que votre profil nous a été envoyé par une plateforme ou une agence de recrutement ou parce que le service des Ressources Humaines a fait des recherches sur les réseaux sociaux (LinkedIn, etc.).
C'est également le cas lorsque LEROY & PARTNERS utilise les outils d'Intelligence artificielle d'AssessFirst dans le cadre de sa procédure de recrutement.
Dans ce genre d'hypothèses, il est possible que les informations dont nous disposons sur vous nous aient été transmises par ces tiers ou ces réseaux, et non pas par vous directement.
3.6. Conséquences en cas de non-fourniture des données
La fourniture de certaines des données mentionnées ci-dessus est nécessaire pour les finalités de traitement développées ci-après.
Dans le cas où vous ne fournissez pas les données à caractère personnel demandées par LEROY & PARTNERS, il est possible que vous ne puissiez pas postuler à un emploi vacant ou spontanément.
4. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ? Et selon quelle(s) base(s) légale(s) traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
| Bases légales du RGPD | Finalités |
|---|---|
| Art. 6, 1., a) RGPD : La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour les finalités déterminées. | Dans l'hypothèse où votre candidature n'est pas retenue, nous vous proposerons de consentir à ce que votre profil soit gardé par le service des Ressources Humaines afin d'être en mesure de vous recontacter ultérieurement si un autre poste ou demande peut correspondre à votre profil. |
| Art. 6, 1., b) RGPD : Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre LEROY & PARTNERS et la personne concernée ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celui-ci. | Vos données à caractère personnel sont notamment traitées pour les finalités suivantes :
|
| Art. 6, 1., c) RGPD : Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales de LEROY & PARTNERS. | Les traitements de données à caractère personnel peuvent résulter d'une obligation légale qui impose à LEROY & PARTNERS, par exemple, de répondre à une demande de tiers autorisé et d'appliquer les obligations légales auxquelles elle est soumise. |
| Art. 6, 1., f) RGPD : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par LEROY & PARTNERS. | Vos données à caractère personnel sont notamment traitées pour répondre à vos éventuelles questions supplémentaires qui sortiraient de la procédure de recrutement, dans l'intérêt légitime de LEROY & PARTNERS à être le plus transparent possible sur son fonctionnement. Dans le cadre des données collectées via l'utilisation des outils d'intelligence artificielle développés par AssessFirst, il est dans l'intérêt légitime de LEROY & PARTNERS d'évaluer l'adéquation d'un candidat avec le poste vacant de manière structurée et objective. S'agissant des traitements se fondant sur cette base légale en particulier, nous veillons toujours à ce qu'il y ait un équilibre entre vos droits et intérêts et ceux de LEROY & PARTNERS. |
| Traitements non encore envisagés | LEROY & PARTNERS peut être amenée à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus dans la présente Politique. Dans ce cas, vous serez contacté par nos soins avant toute réutilisation de vos données à caractère personnel afin de vous informer des traitements non encore envisagés et vous donner la possibilité, le cas échéant, de les refuser. |
5. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?
5.1. Communication interne
L'accès à vos données à caractère personnel est strictement limité au sein de LEROY & PARTNERS aux seules personnes suivantes :
- Les personnes habilitées du service des ressources humaines ;
- Les membres de la Direction de LEROY & PARTNERS ;
- Le manager du département dans lequel le candidat postule ;
- Le service informatique de LEROY & PARTNERS, notamment pour la gestion des formulaires de contact en ligne.
5.2. Communication externe
Dans le cadre de la gestion des recrutements, il peut nous arriver de partager vos données notamment avec les entreprises suivantes :
- La SA Stepstone Group Belgium, entreprise mettant à disposition de LEROY & PARTNERS la plateforme de recrutement dénommée « stepstone » ;
- Les sociétés de recrutement et chasseurs de tête ;
- La société HR Web Solutions, entreprise mettant à disposition de LEROY & PARTNERS le logiciel RH – Mpleo.
En effet, votre candidature ainsi que les documents qui nous sont adressés vous sont également accessibles sur votre espace personnel Mpleo, dans l'hypothèse où vous êtes engagé.
Si vous postulez dans le cadre d'une position temporaire, nous vous informons que certaines de vos données à caractère personnel peuvent être transférées entre LEROY & PARTNERS et votre agence d'intérim pour le suivi de votre candidature. Dans ce cas-là, nous vous invitons à également prendre connaissance de la Politique de Confidentialité de cette agence. De notre côté, nous traiterons vos données à caractère personnel avec la même diligence que si vous étiez arrivé par un autre canal que celui d'une agence d'intérim.
Il est également possible que LEROY & PARTNERS soit tenue de divulguer certaines de vos données à caractère personnel à des tiers autorisés à en connaître, notamment lorsque des dispositions législatives, une décision de justice ou un ordre d'une autorité publique rendent cette communication nécessaire.
Aucune de vos données à caractère personnel n'est transférée à des pays tiers, situés en dehors de l'Union européenne ou à des organisations internationales. Si cela devait devenir le cas, nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité appropriées afin de garantir un niveau de protection suffisant de vos données à caractère personnel.
6. Pendant combien de temps gardons-nous vos données ?
Nous conservons vos données à caractère personnel pendant toute la période de recrutement en cours.
Une fois cette période terminée, et si vous signez un contrat de travail ou une convention de prestations de services avec LEROY & PARTNERS, nous conserverons vos données de recrutement, ainsi que les éventuelles données supplémentaires nécessaires à la conclusion et à l'exécution du contrat, pendant une durée maximale de 10 ans à compter de la fin dudit contrat, conformément aux délais de prescription légaux.
Une fois cette période terminée, et si vous n'êtes pas retenu par LEROY & PARTNERS :
i)
Certaines de vos données (notamment celles liées à votre carte d'identité, vos données d'identification financière, votre positionnement salarial, votre état civil, les données sur votre situation familiale ainsi que les données d'une personne à contacter en cas d'urgence) sont supprimées dès la fin du processus de recrutement ;
ii)
Nous conservons certaines de vos données de recrutement en base active pour une période de 3 mois à compter de la date du refus afin d'être en mesure de vous expliquer cette décision ;
iii)
Si vous consentez explicitement à ce que nous gardions vos données, après la fin de la période de recrutement, afin d'être en mesure de vous recontacter en cas de nouvelles opportunités, nous conservons certaines de vos données de recrutement en base active pendant une période de maximum 2 ans (renouvelable) à compter du dernier contact eu entre nous. Dans ce cas, il s'agira d'un nouveau traitement, fondé ici sur votre consentement.
iv)
En cas de litige portant sur le processus de recrutement, nous conservons les données à caractère personnel strictement nécessaires à cette finalité jusqu'à 5 ans à compter de la fin de la période de recrutement, dans une base intermédiaire. Cette base intermédiaire consiste en une base de données d'archivage restreinte dont l'accès est strictement encadré et dont les données sont conservées uniquement pour cette finalité.
Si vous souhaitez de plus amples informations sur les durées de conservation appliquées à vos données ainsi que le détail des données à caractère personnel conservées, nous vous invitons à nous contacter via les coordonnées reprises ci-dessous.
7. Quelles sont les mesures de sécurité mises en place autour de vos données à caractère personnel ?
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adéquat quant au traitement de vos données à caractère personnel, notamment contre la perte, le vol, l'usage abusif ou l'altération des informations reçues, la divulgation ou l'utilisation non autorisée. Ce niveau de sécurité est établi sur base des risques présentés par le traitement et la nature des données à protéger.
Dans l'éventualité improbable et malheureuse où vos données à caractère personnel devaient être compromises en raison d'une violation de la sécurité, nous nous engageons à agir rapidement afin d'identifier la cause de cette violation et à prendre les mesures de remédiation adéquates.
Si nécessaire, conformément à la loi en vigueur, nous vous informerons de cet incident.
8. Vos droits
En tant que personne concernée par le traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez d'un certain nombre de droits concernant l'accès et le contrôle de vos données à caractère personnel, notamment :
Accès et copie
Vous pouvez obtenir sur simple demande et gratuitement une copie (y compris sous format électronique) de vos données à caractère personnel.
Vous pouvez également demander à avoir accès à toute série d'informations, notamment les finalités du traitement, les destinataires, etc.
Si vous demandez des copies supplémentaires, nous pourrons néanmoins exiger le paiement de frais raisonnables, basés sur les coûts administratifs.
Rectification
Vous pouvez rectifier, compléter ou supprimer vos données qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes.
Opposition
Lorsque le traitement des données est réalisé sur base de notre intérêt légitime, vous pouvez à n'importe quel moment vous opposer à l'usage de vos données à cette fin, sauf si nous démontrons qu'il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts et vos droits.
Portabilité
Vous pouvez, dans certaines hypothèses, demander à recevoir gratuitement vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, en vue notamment de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Limitation de traitement
Dans certaines hypothèses, vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement sur vos données à caractère personnel.
Oubli
Sauf exceptions, vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données.
Dans l'hypothèse où nous avons rendu ces données accessibles à d'autres entités, nous avons l'obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour informer ces entités de votre demande d'oubli.
Retrait du consentement
Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement, dans le cas où ce consentement est la base légale du traitement de vos données à caractère personnel.
Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits :
1. Demande d'exercice
Adressez une demande écrite (y compris électronique), datée et signée, à notre responsable RGPD interne en utilisant les coordonnées reprises ci-dessous.
2. Précision de la demande
Identifiez le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer.
3. Identification de la personne concernée
Nous sommes susceptibles de vous demander une preuve de votre identité pour des raisons de sécurité et afin d'empêcher la divulgation non autorisée ou l'utilisation abusive des données à caractère personnel.
4. Délai de réponse
Dans un délai maximum d'un mois après réception de votre demande, nous traiterons votre demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes. Le cas échéant, ce délai ne pourra être prolongé que dans la mesure où vous en avez été informé et que les motivations justifiant ce report vous ont été communiquées.
5. En cas de refus
Si nous avons des raisons légitimes de ne pas accéder à votre demande, nous vous contacterons et motiverons notre décision.
9. Questions, réclamations ou plaintes
Si vous souhaitez réagir à l'une des pratiques décrites dans la présente Politique, il vous est conseillé de prendre en premier lieu contact avec nous via les coordonnées suivantes :
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données belge :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél.+32 2 274 48 00
Fax. +32 2 274 48 35
Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, nous vous invitons à consulter les informations disponibles sur le site de l'Autorité de protection des données :
https://www.autoriteprotectiondonnees.be
Enfin, vous avez la possibilité de porter plainte devant les juridictions nationales compétentes.
10. Modification de la politique
Nous nous gardons le droit de modifier la présente Politique afin de notamment l'adapter aux nouvelles exigences légales. De telles modifications prendront effet immédiatement après la mise à jour du présent document.