Privacybeleid

Uw privacy en uw rechten over uw persoonlijke gegevens zijn erg belangrijk voor ons. LEROY & Partners streeft ernaar om te handelen met volledige transparantie en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het volgende document heeft tot doel de manier te beschrijven waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken bij de uitoefening van onze opdrachten.

Wij moedigen u aan om het te lezen.

Ons privacybeleid is op 01-07-2023 bijgewerkt om de leesbaarheid ervan te verbeteren en het begrip te vergemakkelijken.

LEROY & PARTNERS PRIVACY- EN GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID

1. Waarom een ​​privacybeleid implementeren?

Dit privacybeleid is opgesteld door CVBA LEROY & PARTNERS, gerechtsdeurwaarderskantoor, met maatschappelijke zetel gelegen op de Kroonlaan 358 te 1050 Brussel, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 451.828.968.

LEROY & PARTNERS (hierna “wij”, “onze”, “LEROY & PARTNERS”) is een gerechtsdeurwaarderskantoor opgericht in 1957, dat zich bezighoudt met de opdrachten die haar zijn toegewezen door het Gerechtelijk Wetboek (artikelen 519 en volgende), inclusief de minnelijke invorderingsopdrachten, dat wil zeggen de invordering van schulden buiten enige rechterlijke beslissing om.

Dit beleid maakt deel uit van onze wens om in volledige transparantie te handelen, in overeenstemming met de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens (hierna de “AVG”).

Dit beleid is bedoeld om u uit te leggen hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en opslaan. Het is belangrijk dat u begrijpt dat gegevensbescherming en respect voor uw privacy essentiële waarden voor ons zijn, en dat wij ons inzetten voor de verwerking en bescherming van ieders persoonlijke gegevens.

Onder “persoonsgegevens” verstaan ​​wij alle persoonsgegevens die u betreffen, dat wil zeggen alle informatie waarmee u direct of indirect als natuurlijk persoon kunt worden geïdentificeerd.

Wij behouden ons het recht voor om de bepalingen van dit beleid op elk moment te wijzigen. Wij zullen de wijzigingen rechtstreeks op onze website (http://www.assocleroy.be) publiceren.

2. Wie is betrokken door de verwerking van persoonsgegevens?

De bij de verwerking betrokken personen (hierna “u”) zijn alle personen van wie wij persoonsgegevens verwerken. In het kader van deze gegevensverwerking zal LEROY & PARTNERS steeds het statuut van “verwerkingsverantwoordelijke” hebben, in de zin van artikel 4.7 van de AVG.

Zowel in het kader van onze activiteiten als ministeriële ambtenaar als in het kader van onze minnelijke invorderingsactiviteiten zijn wij verplicht persoonsgegevens te verwerken van verschillende soorten personen: crediteuren, leveranciers, opdrachtgevers, debiteuren, prospecten, personeel, kandidaten voor een functie binnen het kantoor, derden (advocaten, getuigen, koeriers, etc.).

3. Verwerking van uw persoonsgegevens

3.1. Wat is een verwerking?

Een verwerking is “elke handeling of elk geheel van handelingen, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen en toegepast op persoonsgegevens of reeksen gegevens. »

Deze verwerking omvat de volgende handelingen: verzameling, opname, organisatie, structurering, bewaring, aanpassing of wijziging, opvraging, raadpleging, gebruik, communicatie door verzending, verspreiding of enige andere vorm van beschikbaarstelling, afstemming of onderlinge verbinding, beperking, verwijdering of vernietiging.

3.2. Welke categorieën persoonsgegevens verwerken wij?

Voor onze activiteiten hebben wij hoeveelheden persoonsgegevens nodig. Hieronder hebben wij alle gegevens vermeld die wij mogelijk verwerken.

a) Alle verwerkte persoonsgegevens

Voor de hieronder beschreven doeleinden verwerken wij de volgende gegevens alleen wanneer deze relevant en strikt noodzakelijk zijn voor de verwerking:

b) Bijzondere gegevenscategorieën in de zin van de AVG

Er zijn zogenaamde “bijzondere” gegevens, in de zin van de AVG, die door LEROY&PARTNERS kunnen worden verwerkt in het kader van haar activiteiten.

Deze gegevens zijn als volgt:

• Medische gegevens over u;
• Uw aansluiting bij een vakbond;
• Uw gerechtelijke gegevens, waaronder verdenkingen, aanklachten, veroordelingen en straffen;
• Je overtuigingen (politiek, religieus of filosofisch).

Wat deze “bijzondere” gegevens betreft, is het uitgangspunt het verwerkingsverbod.

Er zijn echter verschillende gevallen waarin wij deze specifieke gegevens bij wijze van uitzondering kunnen verwerken:

• Wanneer de verwerking gegevens betreft die u kennelijk openbaar heeft gemaakt;
• Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een wettelijk recht.

Zo kunnen uw specifieke gegevens verwerkt worden in het kader van schuldinvorderingsdossiers gekoppeld aan medische kosten.

c) Niet-persoonlijke gegevens

Wij kunnen “niet-persoonlijke gegevens” verwerken, d.w.z. gegevens waarmee u niet direct of indirect kunt worden geïdentificeerd. In dit geval kunnen deze gegevens voor welk doel dan ook worden verwerkt.

3.3. Hoe verzamelen wij deze persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonlijke gegevens op verschillende manieren:

• In het kader van rekrutering: via netwerken, Actiris, rekruteringsplatformen en agentschappen, enz.
• In het kader van het beheer van een minnelijk invorderingsdossier: wanneer u als schuldeiser of als schuldenaar verbonden bent aan een invorderingsdossier, kunnen uw gegevens meegedeeld worden.
• In het kader van onze missie als ministeriële ambtenaar: wij hebben toegang tot uw gegevens, doorgegeven door derden. We hebben ook toegang tot verschillende diensten waarmee we uw gegevens kunnen verzamelen (gerechtelijke beslissingen, RN-raadpleging, DIV, CBB, Company Web, Kruispuntbank van Ondernemingen, openbare registers, enz.)
• Als onderdeel van onze onlinediensten: wanneer u op onze site surft of verbinding maakt met uw klantenzone, verzamelen wij automatisch bepaalde gegevens.

3.4. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

De AVG staat de verwerking van persoonsgegevens toe, op voorwaarde dat deze gebaseerd is op een van de rechtsgrondslagen die in artikel 6 zijn vastgelegd.

Als onderdeel van onze activiteiten kunnen vijf rechtsgronden de verwerking van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

In alle gevallen zijn deze legitieme belangen evenredig aan het respect voor uw rechten en vrijheden.

In het geval dat we verwerkingen moeten uitvoeren voor doeleinden die nog niet in dit beleid zijn voorzien, kunnen we uw persoonlijke gegevens gebruiken zolang deze doeleinden verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor we deze gegevens in eerste instantie hebben verzameld.

In dit geval houden wij in het bijzonder rekening met het eventuele verband tussen de oorspronkelijke doeleinden, de daaropvolgende doeleinden en de context (onze relatie, de aard van de gegevens en de gevolgen voor u) waarin de gegevens zijn verzameld.

3.5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Over het algemeen worden uw persoonsgegevens slechts bewaard voor de tijd die nodig is om het doel te bereiken waarvoor wij ze bewaren. Wij zorgen ervoor dat deze bewaartermijnen relevant zijn en dat ze de wettelijke termijnen respecteren.

Met betrekking tot specifieke bewaartermijnen hebben wij de volgende termijnen gedefinieerd:

• In haar hoedanigheid van gerechtsdeurwaarder is LEROY & PARTNERS onderworpen aan de wet van 18 september 2017 met betrekking tot de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot de beperking van het gebruik van contant geld. Deze wet voorziet in een bewaartermijn van gegevens van 10 jaar, vanaf de uitvoering van de operatie. Deze periode van 10 jaar kan met nog eens 2 jaar worden verlengd, om ervoor te zorgen dat bestanden waarvan de startdatum niet zeker is, niet worden verwijderd.
• De bewaartermijn voor gegevens bedraagt ​​7 jaar met betrekking tot boekhoudkundige documenten die verband houden met freelancecontracten en die waarschijnlijk niet het voorwerp zullen uitmaken van een geschil in het kader van het contract (bijvoorbeeld documenten die alleen betrekking hebben op de BTW-verplichtingen van het kantoor).
• De bewaartermijn voor gegevens bedraagt ​​6 jaar met betrekking tot arbeidsovereenkomsten, vanaf de beëindiging van genoemd contract: 1 jaar om te voldoen aan de wettelijke verplichting (art. 15 wet 1978) en 5 extra jaren om het goed administratief beheer van elke persoon te garanderen.
• De bewaartermijn voor gegevens bedraagt ​​3 jaar vanaf het laatste contact met de klant, voor gegevens verzameld voor commerciële prospectiedoeleinden.
• Voor beelden van bewakingscamera’s bedraagt ​​de bewaartermijn 1 maand.
• Voor de bezoekregisterpagina's bedraagt ​​de bewaartermijn 1 week.

Wat betreft bewaartermijnen met betrekking tot werving:

• De regel hierbij is dat persoonsgegevens van kandidaten die niet geselecteerd zijn voor een bepaalde functie of voor een toekomstige functie niet bewaard mogen worden. Er worden echter bepaalde gegevens bijgehouden over kandidaten die niet zijn geselecteerd om ervoor te zorgen dat ze op een later tijdstip niet worden aangenomen. Deze gegevens worden tot het strikte minimum beperkt. Deze gegevens kunnen uiteraard opnieuw worden beoordeeld en hebben alleen betrekking op directiefuncties.
• Echter, nadat de persoon op de hoogte is gesteld, en tenzij hij of zij bezwaar maakt, bedraagt ​​de bewaartermijn 2 jaar als het CV mogelijk geschikt is voor andere functies.

In geval van een geschil of betwisting (al dan niet contractueel omkaderd) wordt de bewaartermijn van gegevens verlengd met een periode van 10 jaar vanaf het einde van het geschil.

Aan het einde van de hierboven genoemde bewaartermijnen worden de persoonsgegevens verwijderd of worden ze geanonimiseerd om ze onbeschikbaar en ontoegankelijk te maken.

3.6. Aan wie worden uw gegevens doorgegeven?

In het kader van onze activiteiten kunnen wij uw gegevens delen. Wij zorgen onder alle omstandigheden voor een hoog niveau van bescherming van uw gegevens.

a) Ontvangers intern bij de verwerkingsverantwoordelijke

Wij geven alleen toegang tot uw persoonsgegevens aan interne personen van wie de functie dit vereist. Wij controleren deze toegang regelmatig en beveiligen de gecommuniceerde informatie voor zover mogelijk.

Kunnen toegang hebben tot uw persoonlijke gegevens, binnen de grenzen van hun respectievelijke bevoegdheden:

• De directie van LEROY&PARTNERS;
• De bestuurders van LEROY&PARTNERS;
• De HR-afdeling van LEROY&PARTNERS;
• Elke persoon (zelfstandige of werknemer) werkzaam in dienst van het kantoor (administratieve dienst, gerechtsdeurwaarders, enz.).

b) Externe ontvangers

Onderaannemers

In overeenstemming met artikel 28 van de AVG is de toegang van onze onderaannemers tot uw gegevens gebaseerd op ondertekende contracten waarin hun verplichtingen zijn vastgelegd op het gebied van de bescherming van de veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens.

In het kader van onze activiteiten kunnen wij uw gegevens delen met:

• Actiris;
• Recruteringsbedrijven/platformen;
• Mpleo (HR-software);
• Banken;
• Bepost;
• VocalCom;
• MACA Express;
• Isabel;
• Boekhoudexperten;
• ProFin;
• Telefoonoperatoren;
• Koeriers;
• De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders;
• Lexicon;
• Griffies;
• MailChimp.

Derde partijen

Mogen, binnen de grenzen van hun verantwoordelijkheden, toegang hebben tot persoonsgegevens:

• Elke persoon die in dienst is van LEROY&PARTNERS, in het kader van haar openbare dienstverleningsopdrachten (chauffeurs, slotenmakers, getuigen, enz.);
• Verschillende gerechtelijke actoren en overheidsinstanties, zoals rechtbanken en hoven, administratieve autoriteiten, juridisch gevolmachtigden;
• Elke andere geautoriseerde dienst of organisatie.

3.7. Worden uw gegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”)?

Behalve in uitzonderlijke omstandigheden dragen wij uw gegevens niet over buiten de Europese Economische Ruimte, aangezien gerechtsdeurwaarders een strikt gedefinieerde territoriale bevoegdheid hebben.

Als bepaalde verwerkingsactiviteiten echter overdrachten buiten de EER met zich meebrengen, zullen wij ervoor zorgen dat deze overdrachten een passend beschermingsniveau genieten.

4. Welke beveiligingsmaatregelen zijn er getroffen rond uw persoonlijke gegevens?

Wij implementeren de nodige technische en organisatorische maatregelen om een ​​passend beveiligingsniveau te garanderen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, in het bijzonder tegen verlies, diefstal, misbruik of wijziging van de ontvangen informatie, openbaarmaking of ongeoorloofd gebruik. Dit beveiligingsniveau wordt vastgesteld op basis van de risico's die de verwerking met zich meebrengt en de aard van de te beschermen gegevens.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonlijke gegevens onder ons beheer in gevaar komen als gevolg van een inbreuk op de informatiebeveiliging, streven wij ernaar onmiddellijk te handelen om de oorzaak van de inbreuk te identificeren en passende herstelmaatregelen te nemen.

Indien nodig zullen wij u, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, op de hoogte stellen van dit incident.

5. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens?

Dankzij uw rechten onder de AVG kunt u de controle behouden over wat we met uw persoonlijke gegevens doen.

6. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Wij hebben de mogelijkheid om uw verzoek om rechten uit te oefenen te weigeren als:

• Wij de persoon die het verzoek doet niet kunnen identificeren;
• De verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter of de technische problemen bij het structureren van de gegevens.

7. Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Heeft u een suggestie of vraag over hoe wij uw gegevens verwerken of over ons beleid, neem dan gerust contact met ons op:

8. Wilt u een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit?

Indien u meent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, wordt u geadviseerd direct contact met ons op te nemen.

U kunt echter ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, waarvan de contactgegevens als volgt zijn:

Voor meer informatie over klachten en mogelijke beroepsmogelijkheden nodigen wij u uit om de informatie te raadplegen die beschikbaar is op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Bovendien heeft u altijd de mogelijkheid om een ​​klacht in te dienen bij de Rechtbank van Eerste Aanleg van Brussel.

9. Wat is het toepasselijke recht en welke zijn de bevoegde rechtbanken?

Dit beleid wordt geregeld door het Belgisch recht.

Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van dit beleid is onderworpen aan het Belgisch recht en valt onder de exclusieve jurisdictie van de Franstalige rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.