Privacybeleid - Werving

LEROY & PARTNERS

Laatst bijgewerkt: november 2025

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

SCRL LEROY & PARTNERS (hierna “LEROY & PARTNERS”, “wij” of “de Verwerkingsverantwoordelijke”), met maatschappelijke zetel te Kroonlaan 358 in 1050 Brussel en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 451.828.968, moet worden begrepen, in de zin van Verordening 2016/679 van 27 april 2016 met betrekking tot de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens (hierna “AVG”), als verwerkingsverantwoordelijke in die zin dat zij de persoonsgegevens verwerkt van kandidaten die solliciteren naar een vacante baan of spontaan voor een baan binnen LEROY & PARTNERS (hierna “u” of “de betrokkenen”).

Het doel van dit Beleid is om u op een zo transparant mogelijke manier te informeren over de manier waarop LEROY & PARTNERS uw persoonsgegevens verwerkt, verzamelt en opslaat.

Dit beleid is louter informatief en heeft op geen enkele wijze invloed op de bepalingen in uw contract, in het privacybeleid voor werknemers of in het arbeidsreglement waaraan u mogelijk onderworpen bent als u daadwerkelijk wordt aangenomen.

2. Essentiële begrippen

In de zin van dit beleid wordt verstaan onder:

• “Persoonsgegevens”

  elke informatie waarmee u, als natuurlijk persoon, direct of indirect kunt worden geïdentificeerd.

  Bijvoorbeeld: naam, rijksregisternummer, adres, gezinssamenstelling, evaluaties, medische attesten, lidmaatschap van een vakbond.

• “Verwerking van persoonsgegevens”

  elke handeling of reeks handelingen die al dan niet met behulp van geautomatiseerde processen wordt uitgevoerd en wordt toegepast op persoonsgegevens of een set van persoonsgegevens.

  Bijvoorbeeld: verzameling, opname, organisatie, structurering, bewaring, aanpassing of wijziging, opvraging, raadpleging, gebruik, communicatie door verzending, verspreiding of enige andere vorm van beschikbaarstelling, samenvoeging of onderlinge koppeling, beperking, verwijdering of vernietiging.

• “Verwerkingsverantwoordelijke”

  de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking bepaalt.

  In dit geval LEROY & PARTNERS.

• " Onderaannemer "

  de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die namens de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

• "Derde partij"

  iedere natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of instantie anders dan de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de onderaannemer en personen die, onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de onderaannemer, bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken.

• " Ontvanger "

  de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of enig ander orgaan dat mededeling van persoonsgegevens ontvangt, al dan niet een derde partij. Overheidsinstanties die in het kader van een specifieke onderzoeksmissie mededeling van persoonsgegevens kunnen ontvangen in overeenstemming met het recht van de Unie of het recht van een lidstaat, worden echter niet als ontvangers beschouwd; de verwerking van deze gegevens door de betrokken overheidsinstanties voldoet aan de toepasselijke regels voor gegevensbescherming, afhankelijk van de doeleinden van de verwerking.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij? En via welke middelen hebben we er toegang toe?

3.1. Categorieën van verwerkte gegevens

Om de onderstaande verwerkingsdoeleinden te verwezenlijken, verwerkt LEROY & PARTNERS de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, rijksregisternummer, adres, geslacht);
• Gegevens gekoppeld aan de identiteitskaart (kopie voor- en achterzijde van de identiteitskaart);
• Elektronische identificatiegegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
• Financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer);
• Gegevens van een persoon waarmee contact kan worden opgenomen in geval van nood (naam, voornaam, afstammingsband en telefoonnummer);
• Burgerlijke staat (alleenstaand, feitelijk samenwonend, enz., eventueel de naam, voornaam en geboortedatum van de samenwonende, evenals de huwelijksdatum, indien van toepassing);
• Gegevens over de gezinssituatie (aantal kinderen – al dan niet gehandicapt –, personen ten laste – al dan niet gehandicapt –, vermelding van een echtgenoot met inkomen of niet, voornaam en geboortedatum van het (de) kind(eren));
• Gegevens over het studieniveau (identificatie van het hoogste diploma, datum van behalen en kopie diploma);
• Professionele gegevens (al dan niet eerste baan, werk- en vakantieattesten met betrekking tot het lopende kalenderjaar en het voorgaande kalenderjaar, periode van dienstverband in de vorige baan indien van toepassing, naam en adres van de voormalige werkgever, indien van toepassing);
• Gegevens over de verplaatsingen van de betrokkene (adres indien verschillend van dat van de wettelijke woonplaats);
• Spraakopname met behulp van AssessFirst-software;
• CV en motivatiebrief;
• Salarispositionering (verleden of gewenst);
• Informatie opgenomen in uw sociale netwerkprofielen;
• Alle informatie die door de kandidaat wordt meegedeeld tijdens het rekruteringsproces.

3.2. Speciale categorieën persoonsgegevens

In principe verwerkt LEROY & PARTNERS geen speciale categorieën van persoonsgegevens waaruit uw raciale of etnische afkomst, uw politieke opvattingen, uw religieuze of filosofische overtuigingen, uw lidmaatschap van een vakbond, uw genetische gegevens, uw biometrische gegevens, uw gezondheidsgegevens of gegevens over uw seksleven of uw seksuele geaardheid blijkt, zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

De enige hypothese waarin LEROY & PARTNERS verplicht kan zijn om uw specifieke gegevens te verwerken, is als u deze vrijwillig meedeelt tijdens interviews of contacten met de afdeling Human Resources van LEROY & PARTNERS.

3.3. Niet-persoonlijke gegevens

We kunnen ook niet-persoonlijke gegevens verzamelen.

Deze gegevens worden niet-persoonlijke gegevens genoemd omdat ze niet direct of indirect een specifieke persoon identificeren. Ze kunnen dus voor welk doel dan ook worden gebruikt.

Aan de andere kant, in het geval dat niet-persoonlijke gegevens worden gecombineerd met persoonlijke gegevens, zodat identificatie van de betrokken personen mogelijk zou zijn, zullen deze gegevens als persoonlijke gegevens worden behandeld totdat hun verbinding met een bepaalde persoon onmogelijk wordt gemaakt.

3.4. Gebruik van AI

We kunnen gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI) om bepaalde wervingsactiviteiten te ondersteunen, met name de VOICE-tool ontwikkeld door AssessFirst.

Deze tools worden op een beperkte en gecontroleerde manier gebruikt.

We gebruiken AI niet om beslissingen te nemen die juridische gevolgen hebben of een aanzienlijke impact hebben op individuen, en we introduceren geen persoonlijke gegevens in generatieve AI-systemen zonder passende waarborgen toe te passen. Alle processen waarbij AI betrokken is, zijn onderworpen aan menselijk toezicht.

Voor alle vragen met betrekking tot ons gebruik van AI-tools of uw rechten in dit kader kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres dpo@leroy-partners.be

3.5. Verzamelmethoden

Direct.

De meeste van uw persoonsgegevens worden rechtstreeks van u verzameld door de afdeling Human Resources van LEROY & PARTNERS, met name via het sollicitatieformulier, e-mailuitwisselingen of andere vormen van contact die u tijdens de aanwervingsperiode met de afdeling Human Resources kunt hebben, inclusief via het informatieblad dat door LEROY & PARTNERS wordt meegedeeld.

Indirect.

Het is ook mogelijk dat sommige van uw persoonsgegevens indirect aan ons worden doorgegeven, bijvoorbeeld wanneer iemand binnen LEROY & PARTNERS uw profiel uitdrukkelijk aan ons heeft aanbevolen voor een bepaalde functie, omdat uw profiel naar ons is verzonden door een rekruteringsplatform of -agentschap of omdat de afdeling Human Resources onderzoek heeft gedaan op sociale netwerken (LinkedIn, enz.).

Dit is ook het geval wanneer LEROY & PARTNERS de kunstmatige-intelligentietools van AssessFirst gebruikt als onderdeel van haar rekruteringsprocedure.

In dit soort gevallen is het mogelijk dat de informatie die wij over u hebben, door deze derden of deze netwerken aan ons is doorgegeven, en niet rechtstreeks door u.

3.6. Gevolgen bij het niet verstrekken van gegevens

Het verstrekken van sommige van de hierboven genoemde gegevens is noodzakelijk voor de hieronder vermelde verwerkingsdoeleinden.

Indien u de door LEROY & PARTNERS gevraagde persoonsgegevens niet verstrekt, is het mogelijk dat u niet kunt solliciteren op een vacature of geen open sollicitatie kan plaatsen.

4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens? En op welke rechtsgrond(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

5. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

5.1. Interne communicatie

De toegang tot uw persoonsgegevens is binnen LEROY & PARTNERS strikt beperkt tot de volgende personen:

• Bevoegde personen van de afdeling Human Ressources;
• De directieleden van LEROY & PARTNERS;
• De manager van de afdeling waarbij de kandidaat solliciteert;
• De IT-afdeling van LEROY & PARTNERS, in het bijzonder voor het beheer van online contactformulieren.

5.2. Externe communicatie

In het kader van het rekruteringsbeheer kunnen wij uw gegevens met name delen met de volgende bedrijven:

• NV Stepstone Group Belgium, een bedrijf dat LEROY & PARTNERS voorziet van het rekruteringsplatform genaamd “stepstone”;
• Rekruteringsbedrijven en headhunters;
• Het bedrijf HR Web Solutions, een bedrijf dat LEROY & PARTNERS voorziet van de HR-software – Mpleo.

Uw sollicitatie en de naar ons verzonden documenten zijn immers ook voor u toegankelijk op uw persoonlijke Mpleo-ruimte, in het geval u wordt aangenomen.

Als u solliciteert naar een tijdelijke functie, informeren wij u dat sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen tussen LEROY & PARTNERS en uw uitzendbureau voor de opvolging van uw sollicitatie. In dit geval nodigen wij u uit om ook het privacybeleid van dit bureau te lezen. Wij van onze kant zullen uw persoonsgegevens met dezelfde zorgvuldigheid verwerken alsof u via een ander kanaal dan dat van een uitzendbureau bij ons terecht zou komen.

Het is ook mogelijk dat LEROY & PARTNERS verplicht is om bepaalde van uw persoonlijke gegevens bekend te maken aan derden die bevoegd zijn om deze te kennen, in het bijzonder wanneer wettelijke bepalingen, een rechterlijke beslissing of een bevel van een overheidsinstantie deze mededeling noodzakelijk maken.

Geen van uw persoonlijke gegevens wordt doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties. Indien dit het geval is, verbinden wij ons ertoe passende beveiligingsmaatregelen te nemen om een ​​voldoende beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te garanderen.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende de lopende rekruteringsperiode.

Zodra deze periode is verstreken, en als u een arbeidsovereenkomst of een dienstverleningsovereenkomst met LEROY & PARTNERS ondertekent, bewaren wij uw rekruteringsgegevens, evenals eventuele aanvullende gegevens die nodig zijn voor het afsluiten en uitvoeren van het contract, gedurende een periode van maximaal 10 jaar vanaf het einde van het contract, in overeenstemming met de wettelijke verjaringstermijnen.

Zodra deze periode voorbij is, en als u niet door LEROY & PARTNERS wordt weerhouden:

• i)

  Sommige van uw gegevens (met name de gegevens die verband houden met uw identiteitskaart, uw financiële identificatiegegevens, uw salarispositie, uw burgerlijke staat, gegevens over uw gezinssituatie en de gegevens van een persoon waarmee u contact kunt opnemen in geval van nood) worden op het einde van het rekruteringsproces verwijderd;

• ii)

  We bewaren een deel van uw rekruteringsgegevens in een actieve database gedurende een periode van 3 maanden vanaf de datum van weigering om deze beslissing aan u te kunnen uitleggen;

• iii)

  Als u er uitdrukkelijk mee instemt dat wij uw gegevens na het einde van de rekruteringsperiode bewaren om contact met u op te kunnen nemen in geval van nieuwe mogelijkheden, bewaren wij een deel van uw rekruteringsgegevens op actieve basis gedurende een periode van maximaal 2 jaar (hernieuwbaar) vanaf het laatste contact tussen ons. In dit geval is er sprake van een nieuwe verwerking, hier gebaseerd op uw toestemming.

• iv)

  In geval van een geschil met betrekking tot het wervingsproces bewaren wij de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor dit doel tot 5 jaar na afloop van de wervingsperiode in een tussentijdse database. Deze tussentijdse database bestaat uit een beperkte archiefdatabase waarvan de toegang strikt gereglementeerd is en waarvan de gegevens uitsluitend voor dit doel worden bewaard.

Als u meer informatie wenst over de bewaartermijnen die van toepassing zijn op uw gegevens en over de details van de bewaarde persoonsgegevens, nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens.

7. Welke beveiligingsmaatregelen zijn er getroffen rond uw persoonsgegevens?

Wij nemen de passende technische en organisatorische maatregelen om een adequaat beveiligingsniveau te garanderen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, in het bijzonder tegen verlies, diefstal, misbruik of wijziging van de ontvangen informatie, openbaarmaking of ongeoorloofd gebruik. Dit beveiligingsniveau wordt vastgesteld op basis van de risico's die de verwerking met zich meebrengt en de aard van de te beschermen gegevens.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens in gevaar komen als gevolg van een inbreuk op de beveiliging, streven wij ernaar snel te handelen om de oorzaak van de inbreuk te achterhalen en passende herstelmaatregelen te nemen.

Indien nodig zullen wij u, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, op de hoogte stellen van dit incident.

8. Uw rechten

Als betrokkene bij de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u een aantal rechten met betrekking tot toegang tot en controle over uw persoonsgegevens, waaronder:

Toegang en kopie

U kunt op eenvoudig verzoek gratis een kopie (ook in elektronisch formaat) van uw persoonsgegevens verkrijgen.

U kunt ook toegang vragen tot elke reeks informatie, inclusief de doeleinden van de verwerking, de ontvangers, enz.

Als u om extra kopieën vraagt, kunnen wij alsnog een redelijke vergoeding vragen, gebaseerd op administratieve kosten.

Correctie

U kunt uw gegevens die onjuist, onvolledig of niet ter zake zijn, corrigeren, aanvullen of verwijderen.

Oppositie

Wanneer de gegevensverwerking plaatsvindt op basis van ons legitiem belang, kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor dit doeleinde, tenzij wij aantonen dat er legitieme en dwingende redenen zijn die zwaarder wegen dan uw belangen en uw rechten.

Draagbaarheid

Onder bepaalde omstandigheden kunt u verzoeken om gratis uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat, met name met het oog op de overdracht ervan aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen.

Recht op vergeten

Behoudens uitzonderingen heeft u het recht om ons te vragen uw gegevens te verwijderen.

In het geval dat wij deze gegevens toegankelijk hebben gemaakt voor andere entiteiten, zijn wij verplicht alle noodzakelijke maatregelen te nemen om deze entiteiten op de hoogte te stellen van uw verzoek om vergeten te worden.

Intrekking van toestemming

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, indien deze toestemming de wettelijke basis vormt voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen:

9. Vragen, bezwaren of klachten

Als u wilt reageren op een van de praktijken die in dit Beleid worden beschreven, wordt u geadviseerd eerst contact met ons op te nemen via de volgende contactgegevens:

U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit:

Voor meer informatie over klachten en mogelijke beroepsmogelijkheden nodigen wij u uit om de informatie te raadplegen die beschikbaar is op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit:

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Ten slotte heeft u de mogelijkheid om een ​​klacht in te dienen bij de bevoegde nationale rechtbanken.

10. Wijziging van het beleid

Wij behouden ons het recht voor om dit beleid te wijzigen om het aan te passen aan nieuwe wettelijke vereisten. Dergelijke wijzigingen worden onmiddellijk van kracht na het bijwerken van dit document.